複数人での日程調整

1on1面談など、関係者複数人に対して1対1の日程調整を行う場合

日程調整URLに有効回数を設定して実施する方法

詳細設定内の「有効回数」フォームで有効回数を設定すると、生成した日程調整ページでその設定に応じた回数の日程調整入力を受け付けることができます。無制限に設定することも可能です。

日程調整URLに有効回数を設定して実施する方法

公開URLを使って実施する方法

「空き時間提示型」の公開URLを使うと、有効回数無制限かつ、アクセスするたびに常に未来の予定が表示されます。メールの署名などに打ち合わせ日程調整用URLとして常に固定のURLを表示させておくといったことが可能です。

公開URLを使って実施する方法

上司や同僚などを同席者として追加して、クライアントと日程調整する場合

1. 新規日程調整ページで同席者設定をクリック

デスクトップ画面であれば、「同席者を指定する」フォームがあるのでそちらをクリックしてください。
日程候補提案型、空き時間提示型のどちらでも同じフォームが存在します。

1. 新規日程調整ページで同席者設定をクリック

2. 同席者として指定したいユーザーを選択

チームメンバー、もしくは連携しているGoogleアカウント内のカレンダーから指定可能です。それぞれの違いは下記になります。

  • チーム…アイテマスを通してURL1つでかんたんにチームメンバーとしてつながることができ、 同席者として指定できます。アイテマス上でお互いの予定の反映方法を細かく設定することができます。業務委託スタッフなど、複数のGoogleアカウントがある場合でも、一人のユーザーとしてみなすことが可能です。さらに"一人でも空いていれば「空き」とする"設定を利用することができます。
    チームに関する詳しい説明はこちらをご覧ください。
  • カレンダーから指定… Googleカレンダー上の設定で繋がっている同僚や友人のGoogleカレンダーを指定できます。お互いの予定の反映方法はGoogleカレンダー上の設定に依存します。空き時間提示型の場合の仮押さえの扱いや予定前後の空き時間は主催者の設定に応じます。
2. 同席者として指定したいユーザーを選択

3. 同席者の予定が反映されるので、ここから候補日程を選択

空き時間提示型の場合は同席者を指定していつものように日程調整ページを生成してください。

3.
                            同席者の予定が反映されるので、ここから候補日程を選択

4. 日程調整ページでの表示

同席者として指定したユーザーの予定が日程調整ページに表示されます。
候補日時は主催者と同席者すべての最新のGoogleカレンダーの予定が空いている時間帯のみ選択可能です。

4. 日程調整ページでの表示

5. 日程調整確定

日程調整確定後、同席者に指定されたチームメンバーやカレンダーに、主催者のGoogleカレンダーから確定した予定への招待が送られます。

4. 日程調整確定

複数の担当者のうち、空いている担当者1人が対応したい場合

1. 同席者を指定後、「一人でもあいていれば「空き」とする」設定をONにする

ただし、同席者はチームメンバーからのみ選択してください。カレンダーから指定した場合この設定をONにすることはできません。

1. 同席者を指定後、「一人でもあいていれば「空き」とする」設定をONにする

2. 日程調整ページでの表示

日程調整ページでは、主催者、同席者共に「担当者」として表示されます。
相手に提示する日程は、現在指定されている担当者のうち一人でも空いていれば「空き」日程としてみなされ、日程調整完了後は担当者の中でその時間帯が空いているユーザー一人のGoogleカレンダーから日程調整相手に招待メールが送信されます。

2. 日程調整ページでの表示

会食や三社間ミーティングなど、複数の関係者と投票形式で日程調整

1. 候補日時を指定後、投票設定をONにする

日程候補提案型でのみ可能な設定です。

候補日時を指定後、投票設定をONにする

2. 日程調整ページから投票受け付け

生成した日程調整URLを関係者に送信し、関係者に「出欠を入力する」から投票してもらいましょう。このとき、あなたのGooleカレンダーの最新の状況に応じて、予定が入っている候補日程は自動的に選択不可になります。

日程調整ページから投票受け付け

3. 決定ボタンで日程確定

関係者に回答をもらったあと、主催者アカウントで「決定」を押すと日程が確定され、その日程に参加投票をしており、メールアドレスを設定しているユーザーにあなたのGoogleカレンダーから予定への招待メールが送信されます。
複数の日程を確定させることも可能です。
日程のキャンセルについてはこちらをご覧ください。

決定ボタンで日程確定

集団面接やセミナーなど、定員ありの日程調整を行いたい場合

こちらをご覧ください。