参加者フォームの使い方

1. 新規日程調整ページで参加者設定をクリック

日程候補提案型、空き時間提示型のどちらでも同じフォームが存在します。

2. 「同席者を追加する」をクリック

3. 同席者として指定したいユーザーを選択

チームメンバー、もしくは連携しているGoogleアカウント内のカレンダーから指定可能です。それぞれの違いは下記になります。

• チーム…アイテマスを通してURL１つでかんたんにチームメンバーとしてつながることができ、 同席者として指定できます。アイテマス上でお互いの予定の反映方法を細かく設定することができます。業務委託スタッフなど、複数のGoogleアカウントがある場合でも、一人のユーザーとしてみなすことが可能です。さらに参加者フォームで「または」ルールを使えるようになり、複雑な日程調整も可能です。
  チームに関する詳しい説明はこちらをご覧ください。
• カレンダーから指定… Googleカレンダー上の設定で繋がっている同僚や友人のGoogleカレンダーを指定できます。お互いの予定の反映方法はGoogleカレンダー上の設定に依存します。空き時間提示型の場合の仮押さえの扱いや予定前後の空き時間は主催者の設定に応じます。

4. 同席者の予定が反映されるので、ここから候補日程を選択

空き時間提示型の場合は同席者を指定していつものように日程調整ページを生成してください。

5. 日程調整ページでの表示

同席者として指定したユーザーの予定が日程調整ページに表示されます。
候補日時は主催者と同席者すべての最新のGoogleカレンダーの予定が空いている時間帯のみ選択可能です。

6. 日程調整確定

日程調整確定後、同席者に指定されたチームメンバーやカレンダーに、主催者のGoogleカレンダーから確定した予定への招待が送られます。

こちらをご覧ください。

1. まずはチームに所属

事前にチームに所属しておく必要があります。チームについてはこちらをご覧ください。

2. 基本設定内の「参加者」をクリック

3.「または」をクリック

4. 担当者候補を選択する

まずはチームメンバーからのみ選択してください。「または」ルールの一人目はカレンダーから指定することはできません。

1. まずはチームに所属

事前にチームに所属しておく必要があります。チームについてはこちらをご覧ください。

2. 基本設定内の「参加者」をクリック

3.「または」をクリック

4. 担当者候補を選択する

まずはチームメンバーからのみ選択してください。「または」ルールの一人目はカレンダーから指定することはできません。

5. 担当者候補グループを作成する

必要に応じて「または」を再度クリックして担当者候補を追加したり、「同席者を追加する」で同じグループ内に同席者を追加してください。また、担当者グループの優先度を設定したりしてください。
優先度は数字の低い方から優先的に担当者として割り当てられます。優先度が同じグループの場合は、発行した日程調整ページ内での過去のグループ単位の担当回数が均等になるように割り当てられます。
過去のグループ単位の担当回数は、参加者フォームを開いてグループ毎にあるゴミ箱ボタンでグループを消してから再度グループを作成するとリセットされます。

その他の注意点として、「場所・ビデオ会議」にZoomを指定している場合は、今回参加者として指定されているユーザーのアカウントでアイテマスとZoom連携を行っておく必要があります。

6. 日程調整ページでの表示

日程調整ページでは、参加者は「担当者」として表示されます。
相手に提示する日程は、現在指定されている担当者候補グループのうち1グループでもグループ内の全員が空いていれば「空き」日程としてみなされ、 日程調整時はその時間帯が空いている担当者グループがステップ5の優先度に応じて選択され、該当した担当者グループのうち、一人の担当者のGoogleカレンダーから同じグループの他のメンバーと日程調整相手に招待メールが送信されます。

1. まずはチームに所属

事前にチームに所属しておく必要があります。チームについてはこちらをご覧ください。

2. 基本設定内の「参加者」をクリック

3. 「同席者を追加する」をクリック

参加者選択画面はここでは省略します。同席者追加後に次のステップに進んでください。

4. 同席者追加後このようになります。

この状態で「または」をクリックしてください。

5. 「または」から参加者を追加し、優先度を調整するとこのようになります。

今回はShinji Yamaguchiを"予定が空いていれば参加する担当者"としてみなしており、Tarou Suzukiは必ず参加する担当者としてみなしています。
今回は2グループですが、グループが３つ以上ある場合でも、必ず参加する担当者はすべてのグループに属させてください。
そして、"予定が空いていれば参加する担当者"が属しているグループの優先度を高く設定してください（低い数値の方が優先度が高くなります）。

その他の注意点として、「場所・ビデオ会議」にZoomを指定している場合は、今回参加者として指定されているユーザーのアカウントでアイテマスとZoom連携を行っておく必要があります。

6. 日程調整ページでの表示

日程調整ページでは、参加者は「担当者」として表示されます。
相手に提示する日程は、現在指定されている担当者候補グループのうち1グループでもグループ内の全員が空いていれば「空き」日程としてみなされ、 日程調整時はその時間帯が空いている担当者グループがステップ5の優先度に応じて選択されます。
これでShinji Yamaguchiが空いていればShinji YamaguchiとTarou Suzukiの両方が出席しますが、 Shinji Yamaguchiが空いていない場合はTarou Suzukiのみ出席する日程調整が可能です。